In deze rubriek vragen we bedrijven naar de rol van RGS in hun producten of diensten. In deze editie vertelt Willem de Vos, mede-eigenaar van 7x24.nl, zijn ervaringen met RGS. Sinds 1996 is hij als zzp’er gestart en met behulp van RGS wil hij andere zzp’ers helpen om tijd en kosten te besparen.
Waarom en wanneer is 7x24.nl met RGS gaan werken?
“Toen RGS werd opgericht hebben we het direct geïmplementeerd”, vertelt De Vos, die een verleden heeft als boekhouder, administrateur, systeembeheerder en controller. “We hebben toen een structuur aangebracht in het rekeningschema die overeenkomt met het schema van RGS en fiscale softwareprogramma’s. De uniforme structuur van RGS trok mijn aandacht en het maken van uniforme rapportages ging eenvoudiger en sneller dan voorheen.” Ideaal voor bijvoorbeeld zzp’ers en de Belastingdienst.
Tijd- en kostenbesparend
“Al snel was ik ervan overtuigd dat er dankzij RGS veel tijd en geld wordt bespaard”, aldus De Vos. “Dit komt met name door de verwerking van RGS in de auditfile XAF 3.2. Met RGS verwacht ik een bijdrage te leveren aan tijd- en kostenbesparende mogelijkheden voor de zzp’ers. Rapporteren wordt makkelijker en een intermediair gaat dankzij RGS efficiënter te werk. Dit betekent minder werk en minder kosten voor de zzp’er. Daarom moeten zzp’ers op de hoogte worden gebracht van de mogelijkheden van RGS. Ze hoeven niet te weten hoe het werkt, als het maar werkt. Ze moeten weten of RGS geïmplementeerd is in de boekhoudsoftware. En zo niet, dan moet duidelijk worden of dat alsnog gerealiseerd kan worden.”
Voordeel van RGS
Het voordeel van de structuur van het rekeningschema in 7x24.nl is dat die overeenkomt met die van RGS. “Nieuwe versies worden snel geïmplementeerd. Op dit moment zit de versie 3.6 met alle codes tot en met niveau 5 in 7x24.nl en de auditfile XAF 3.2. Zodra een nieuwe versie wordt vrijgegeven hoeven alleen de nieuwe codes toegevoegd te worden. Vervolgens is deze dan voor iedereen beschikbaar.”
Maar hoe werkt dat precies? “Elke nieuwe gebruiker krijgt een standaard rekeningschema, inclusief de nieuwste versie van RGS met alle codes tot en met niveau 5”, legt De Vos uit. “Het aanmaken van nieuwe grootboekrekeningen is relatief eenvoudig zelf te realiseren. Plus het koppelen daarvan aan de bijbehorende RGS code. Deze code kan bijvoorbeeld op naam worden gezocht. Niet alle codes worden dan zichtbaar, zoals bij debiteuren en crediteuren wel het geval is. Maar alleen de bijbehorende RGS code wordt getoond. Voor een accountant of administrateur is het mogelijk om een RGS brugstaat te importeren in de jaarstukken van Nextens.”
Goed nieuws voor de zzp’er
“Voor hen wordt het mogelijk om de bedrijfsgegevens te importeren in de aangifte inkomstenbelasting met een AWA-bestand (Automatische Winstaangifte, red.). De testperiode is inmiddels succesvol afgerond.”
Voor zzp’ers – die vaak ondersteund worden door een accountant of administrateur – moet de essentie van boekhouden in de basis simpel en begrijpelijk zijn. “Denk bijvoorbeeld aan het gratis genereren van een leesbare jaarrekening. Een accountant of administrateur heeft de kennis en expertise in huis om in de boekhouding een verdiepingsslag te maken waar de zzp’er onderaan de streep profijt van heeft.” Of de mede-eigenaar van 7x24.nl wensen heeft als het gaat om RGS? “Het zou mooi zijn als de loonjournalen in de toekomst op basis van RGS geïmporteerd kunnen worden”, droomt De Vos hardop.