BLOG: Mappen van uw Referentie GrootboekSchema: eenvoudig en snel

Mag ik even uw aandacht? In deze blog, de eerste van een gevarieerde reeks, neem ik u mee in de wereld van mappen van uw grootboekschema. Relatief eenvoudig en het vraagt van u slechts beperkte tijd. Vlot geregeld dus! Bent u werkzaam bij een financieel administratief dienstverlener? Of vertolkt u de rol van fiscaal dienstverlener? Lees dan snel verder en ontdek de voordelen van mappen.

Even een stapje terug. Want wat houdt mappen – ook wel taggen genoemd – precies in? Simpel gezegd wordt er in uw bronsysteem, vaak de financiële administratie, een koppeling gelegd tussen uw grootboekschema en een RGS-code. Als de mapping goed is opgezet kunnen de gegevens van een bronsysteem daarmee automatisch worden omgezet naar de elementen van een SBR-rapportage. Maar wellicht nog belangrijker: u beschikt dan over een import-export formaat, welke de mogelijkheid biedt om data op een transparante en gestandaardiseerde manier te delen met en te ontvangen van andere applicaties. En het mappen is in principe een eenmalig proces.

Hoe eenvoudig is het om uw grootboekschema (eenmalig) te mappen?
Het antwoord op deze vraag is simpel: indien uw software de juiste functionaliteit heeft is het mappen van uw grootboekschema relatief eenvoudig. Een duik in de statistieken laat zien dat ongeveer 80% van de boekhoudapplicaties Referentie GrootboekSchema (RGS) heeft geïmplementeerd. Dit is nagenoeg altijd een kosteloos aangeboden functionaliteit. RGS is opgebouwd in een logische en herkenbare structuur. Wist u dat u de volgorde van RGS-codes krijgt aangeboden in de vaststaande opbouw (volgens BMJ – Besluit Modellen Jaarrekening) van een balans en een winst- en verliesrekening? Dus als uw softwareleverancier dit ook ondersteunt, dan kunt u makkelijk een RGS-code zoeken en deze mappen aan uw grootboekrekening(en).

Hoe efficiënt is mappen in het kader van tijd?
Ik heb door de jaren heen al vele grootboekschema’s handmatig gemapped voor het opbouwen van een SBR-rapportage. De gemiddelde tijdsbesteding hiervan was zo’n anderhalf tot twee uur voor een schema van 400 tot 500 grootboekrekeningen. Dat is te overzien, maar ik begrijp dat ditvragen bij u oproept. Want hoe zit het als u bijvoorbeeld 500 administraties te behandelen heeft? Ik laat u aan de hand van praktische situaties en zaken zien dat een implementatie weldegelijk eenvoudig en maximaal drie kwartier in beslag neemt. Ideaal, toch?

Hanteert u intern een standaard grootboekrekeningschema?
Binnen het proces van administratieve dienstverlening is dit al vaak het geval. U mapt uw ‘standaard grootboekschema’ met RGS. De software biedt vaak de mogelijkheid deze basis (koppeling grootboek aan RGS) te gebruiken om deze naar een selectie van door u gekozen administraties door te zetten. De verdere afhandeling bestaat uit behandelingen van nieuwe en/of afwijkende grootboekrekeningen. Eventuele nieuwe grootboekrekeningen in een andere administratie worden door de programmatuur vaak gepresenteerd als ‘niet-gekoppelde grootboekrekeningen’ en zijn dus eenvoudig traceerbaar.

Automatisch mappen op basis van herkenning
Veel applicaties kennen de functionaliteit van ‘voorgestelde mapping’. Op basis van machinelearning en herkenbaarheid (van nummer en omschrijving) is de programmatuur in staat het grootboekschema te mappen. De praktijk laat zien dat dit met een betrouwbaarheid en volledigheid van 90 tot 95% gebeurt. Er zijn Cloud-applicaties op de markt die dit voor zo’n € 2,50 per administratie uitvoeren, maar vaak biedt uw softwareleverancier standaard deze mogelijkheid. Check dit dus even bij uw leverancier.

Wist u dat…?
Veel administraties en saldibalansen worden aan financieel administratief dienstverleners aangeboden die deze gebruikt voor het opstellen van een jaarrekening. De financieel administratief dienstverlener gebruikt hierbij rapportagesoftware. In deze rapportagesoftware werd / wordt al een applicatie-eigen normalisatie gebruikt om tot het opmaken van een gestandaardiseerde rapportage te komen. Men spreekt in deze applicaties dan vaak over mappings – codes – rubrieken et cetera. Wanneer men nu deze koppeling gebruikt, inziet en een koppelingstabel van deze standaarden naar RGS ter beschikking heeft, dan heeft men op deze wijze dus ook snel en volledig inzicht in de koppeling van uw grootboekschema naar RGS. Op de RGS-website zullen deze ‘was-wordt’ tabellen van verschillende rapportagesoftwarepakketten ook worden aangeboden.

Kortom, indien uw software de juiste functionaliteit heeft is het mappen van uw grootboekschema relatief eenvoudig en snel geregeld. Uiteraard is het van groot belang om voor een kwalitatief goede koppeling te zorgen. Het is nu eenmaal zo: ‘garbage in, garbage out’. Kent u iemand voor wie deze informatie waardevol is? Stuur deze blog* gerust door naar uw netwerk van financieel administratief dienstverleners en houd de diverse kanalen goed in de gaten voor meer relevante informatie en handige tips omtrent RGS.

René Otten, RGS Kwartiermaker

*Deze blog is de eerste van een reeks waarin het toepassen en gebruik van RGS vanuit meerdere kanten wordt belicht, onderzocht en/of nader toegelicht. Onderwerpen die de komende tijd aan bod komen zijn:

• RGS: de discussie over gebruik van niveau 4 en 5
• RGS: gebruik middels AuditFile
• RGS: inzetten van de RGS-taxonomie
• RGS: en zijn huidige toepassingen