RGS en de koppeling tussen SBR en Auditfile Financieel

Inleiding

In de eerste versie van Auditfile Financieel (XAF) was ten behoeve van de tagging met toen nog XBRL een eenvoudige voorziening getroffen door het toevoegen van een element in de header: taxonomy en de toevoeging van twee elementen op generalLedger niveau: leadCode en leadDescription. Feitelijk waren deze laatste twee elementen primair bedoeld voor het koppelen van de interne rapportagedefinitie (rapportagecode en -omschrijving).

Bij de huidige toepassing van SBR of XBRL (internationaal) volstaat een dergelijke één op één verwijzing tussen een grootboekrekening en ‘de taxonomie’ niet meer. Uit voortschrijdend inzicht is gebleken dat:

De auditfile op de hierboven bedoelde wijze in de praktijk nooit als zodanig werd gevuld.
Ondernemingen veelal op basis van verschillende entrypoints van meerdere taxonomieën (de bekendste zijn NT en BT) gaan rapporteren naar verschillende uitvragende partijen.
De taxonomieën complexer zijn geworden onder meer door het gebruik van dimensions.
Hierdoor bepaalde rapportage-elementen door verschillende taxonomieën en binnen een taxonomie door verschillende entrypoints op verschillende manieren kunnen worden uitgevraagd.
De taxonomieën ook vaak tussentijds door de uitvragende partijen worden aangepast.
Er vaak ook geen één op één relatie tussen een grootboekrekening en een SBR concept kan worden gelegd (soms moet het gedetailleerder, dus moet de rekening worden gesplitst, soms moeten rekeningen worden samengevoegd en soms hangt de tagging af van het teken van het eindsaldo (debet of credit).
Mede hierdoor in de praktijk discussies over interpretatie ontstaan (ondanks verwijzing naar wet- en regelgeving in de taxonomieën, hetgeen mede veroorzaakt wordt door de wijze waarop de taxonomieën in Nederland door verschillende partijen zijn ontwikkeld.

RGS als tussenoplossing

In de landen waar gewerkt wordt met een standaard grootboekrekeningschema zijn deze problemen voor een deel opgelost omdat zowel uitvragende partijen als de gebruikers die de gegevens moeten aanleveren een vastgestelde referentie als basis hebben. In Nederland is nu een standaard referentieschema waarmee alle verschillende financiële rapportage-elementen van rubrieksniveau tot transactieniveau zijn geclassificeerd. Dit schema is niet primair bedoeld als standaard grootboekrekeningschema, maar meer bedoeld als ondersteuning voor het taggen van de transactiegegevens in de financiële administratie.

Uitgangspunt waren alle monetary concepten van alle entrypoints van de NT- en BT taxonomy. Hieruit is een hiërarchisch schema samengesteld, waarbij op basis van de plaats en de (semantische) betekenis van de concepten unieke elementen voor de verschillende rapportageniveaus zijn gedefinieerd, van waaruit het RGS automatisch (dus met logische grootboeknummers en met logische grootboekomschrijvingen kon worden gegenereerd.

Het referentie grootboekschema (RGS) is gemapt met alle NT- en BT entrypoints, zodat de aansluiting met de taxonomieën van de verschillende uitvragende partijen is gewaarborgd.

Waar nodig kunnen de referentiecodes worden uitgebreid met extensies, zodat in de financiële administratie de aansluiting met de verschillende bedrijfsobjecten (personen, auto’s, omzetgroepen, bankrekeningen, etc. voor zover dat noodzakelijk is voor de interne rapportages) kan worden gemaakt. Hierbij zal ook zoveel mogelijk van standaarden gebruik worden gemaakt, zoals BSN nummers, IBAN codes etc. Daarnaast is er ook een voorziening om te werken met specifieke fiscale -, branche – en/of concernrekeningen.

De voordelen van RGS

RGS is feitelijk een standaard voor de aansluiting van de financiële administratie met SBR.

Het schema is tot stand gekomen met deskundige vertegenwoordigers vanuit de verschillende belangenorganisaties (uitvragende partijen, rapportagesoftwareleveranciers, accountants en administrateurs etc.). Al deze partijen hebben hun goedkeuring gegeven aan versie 1.0 en er zal een beheersorganisatie worden opgetuigd voor het verdere beheer.

Technisch biedt RGS de volgende voordelen:

In de financiële administratie hoeft nu niet per rapport een koppeling te worden gemaakt.
Een logisch codeschema, waaruit de plaats en de betekenis van een grootboekrekening kan worden afgeleid en de mogelijkheid met semantische rules te gaan werken.
Goede omschrijvingen voor grootboekrekeningen (niet verplicht voorgeschreven).
Een door alle belangenorganisaties goedgekeurde mapping met alle SBR entrypoints, hetgeen de implementatie van de rapportageketen sterk kan vereenvoudigen.
De mogelijkheid om de auditfile financieel (XAF) in te zetten als dril down vanuit de SBR rapportages (verder zal ook worden gewerkt aan een drill-down van XAF naar auditfile salaris (XAS) en de andere auditfiles) als SBR ook verwijst naar RGS in de entrypoints.
Het uitwerken van boekingsvoorschriften in accounting manuals, (preventief in te bouwen) controleregels etc. die de kwaliteit van de financiële administratie sterk kunnen verbeteren.

RGS in de auditfile

Op dit moment is er maar één referentie grootboekschema, die geldend is voor een boekjaar, zodat in de header van de auditfile hiernaar geen verwijzing hoeft te worden opgenomen. In de generalLedger: ledgerAccount zijn twee elementen toegevoegd :

LeadReference voor de te koppelen RGS referentiecode.
LeadCrossReference voor de te koppelen RGS referentie-omslagcode (te gebruiken bij negatieve saldi), die voor een beperkt aantal referentiecodes zijn gedefinieerd.

Bij het ontwikkelen van RGS is gebleken dat dit codeschema zeer stabiel is; ondanks de wijzigingen in de taxonomieën, bleek dat het referentie grootboekschema nauwelijks hoefde te worden aangepast. Mocht dit toch noodzakelijk te zijn dan kan dit op eenvoudige wijze worden gecommuniceerd, waarbij de gebruiker zowel de omschrijving als de plaats van aan te vullen grootboekrekeningen krijgt aangereikt en dit automatisch in de eerstvolgende auditfile wordt meegenomen. Dit is veel minder werk dan het doorgronden van taxonomie-wijzigingen, want zonder RGS zal per taxonomie (target namespace), per rapport (entrypoint) en per concept de relatie met de grootboekrekening(en) moeten worden gedefinieerd, waarbij ook rekening moet worden gehouden met de functie van deze koppeling (drill-down of ook drill-up: in dat geval zullen ook de verschillende dimensies moeten worden benoemd).

Dit is verder uitgewerkt in de bijlage.

Bijlage: XBRL koppeling in auditfile 3.2

De auditfile dient als basis voor het opstellen van SBR rapportage, dan wel als drill-down vanuit die rapportage naar de onderliggende mutaties, waarbij geen koppeling via RGS kan worden gelegd.

Per taxonomy kan het element per entrypoint op verschillende manieren voorkomen.

Het element staat dan in ieder geval in de presentation linkbase en kan in een of meer domains voorkomen.

               General Ledger

                               Ledger Account

                                               AccountID

                                               ..

                                               Taxonomy 1..∞

                                                              EntryPoint 1..∞

                                                                              Concept 1

                                                                              DomainMembers 0..1

                                                                                              DomainMember             1..∞

Indien het concept een of meerdere keren voorkomt in de dimensies, zoals die in de definition linkbase zijn gedefinieerd, dienen de domain-members hier afzonderlijk te worden opgenomen.

Categorie