In deze rubriek vragen we bedrijven naar de rol van RGS in hun producten of diensten. Dit keer aan het woord Jerry Wehrmeijer, die als Product Manager van Twinfield Boekhouden verbonden is aan Wolters Kluwer.
Wolters Kluwer is internationaal een van de grootste aanbieders van informatie, boekhoudsoftware, tools en diensten voor juridische en fiscale professionals. De divisie Tax & Accounting levert accounting professionals slimme software, waaronder Twinfield Boekhouden, het practice managementsysteem Alure Online, Basecone voor het scannen en herkennen van documenten en DossierFlow voor het verzamelen van klantinformatie. "Daarmee faciliteren wij dagelijks de samenwerking tussen duizenden accountants, boekhouders en ondernemers", vertelt Wehrmeijer.
"Onze oplossingen zijn eenvoudig te koppelen aan vrijwel alle aanverwante systemen en applicaties", legt hij uit. "Zo is data en managementinformatie actueel en altijd beschikbaar. Wereldwijd werken honderdduizenden van hen elke dag met onze software. Voor hun dagelijkse werkzaamheden vertrouwen zij op onze jarenlange expertise en op onze producten. Dankzij continue doorontwikkeling en vernieuwing komen wij nu én in de toekomst tegemoet aan de steeds toenemende vraag naar intelligente software en eenvoudige workflow tools."
Wat zijn voor jullie de redenen geweest om met RGS aan de slag te gaan?
Bij Twinfield Boekhouden zit RGS sinds 2021 in de applicatie. "Voor ons is het belangrijk om RGS te ondersteunen om zo ook onze klanten goed te blijven ondersteunen bij het standaardiseren van data en het automatiseren van hun werkprocessen", zegt Wehrmeijer.
Wat hebben jullie met RGS geïmplementeerd?
"Ons ecosysteem is een van de krachten van Twinfield Boekhouden. Doordat wij RGS hebben opgenomen in de vorm van een niet wijzigbare rapportagestructuur kun je de grootboekrekeningen koppelen aan een RGS code. Op deze manier kun je in Twinfield Boekhouden rapporten opvragen op basis van deze structuur en kun je in de standaard van RGS rapporteren. Via API zijn gegevens uit Twinfield Boekhouden te ontsluiten. Wanneer je de rapportagestructuur RGS opvraagt, krijg je alle grootboekrekeningen met de transacties die op die rekeningen zijn geboekt inclusief de RGS code. Veel partners ontsluiten Twinfield Boekhouden ook op deze manier om op basis van RGS heel snel rapportages als jaarrekening, IB/VPB, enzovoorts op te leveren gebaseerd op Twinfield Boekhouden data."
Welke voordelen heeft dit voor jullie cliënten opgeleverd?
"De voordelen voor de klanten zit hem vooral in het proces", zegt Wehrmeijer. "Je mapt eenmalig de bron en je kunt meerdere rapportages eenvoudig en snel opleveren, doordat het standaard is. Ook in dashboarden kun je gegevens met elkaar vergelijken, omdat het standaard is."
Zijn er ook nadelen?
"Natuurlijk zijn er ook nadelen", geeft Wehrmeijer toe. "Door de vele verschillende rekeningschema’s die er zijn in Nederland dien je elke administratie na te lopen om alle rekeningen te koppelen aan de rapportagestructuur. Dit is een tijdrovende, maar belangrijke klus. Inmiddels werken we bij Wolters Kluwer aan een tool die onze klanten helpt suggesties te doen op basis van AI welke omschrijving van welke grootboekrekening bij welke RGS code hoort op niveau 4 en 5."
Gebruiken jullie RGS ook in combinatie met de XML-auditfile? Of zijn jullie dit van plan, zodra auditfile 4.0 beschikbaar is?
Wehrmeijer: "Ja, wij ondersteunen RGS ook in combinatie met auditfile 3.2. Uiteraard implementeren we ook auditfile 4.0. Wij hebben actief bijgedragen aan de ontwikkeling van auditfile 4.0 samen met de andere softwareleveranciers en instanties."
Wat wil je zeggen tegen organisaties die twijfelen of ze RGS willen implementeren?
"Denk goed na over je rekeningschema voor je begint met RGS", benadrukt Wehrmeijer. "Er zijn veel RGS Nodes en om toekomstbestendig te zijn is een viercijferig rekeningschema niet meer voldoende. Richt je template administraties in met een goed rekeningschema (5 of meer cijferig) en koppel je template aan RGS. Bij het aanmaken van een nieuwe administratie krijgt iedere administratie je nieuwe rekeningschema mee inclusief de RGS mapping. Dus naast efficiëntie in je administratie proces (Administratie voering, IB/VPB, Jaarrekening, dashboards) levert RGS ook kwalitatief betere informatie op, omdat het vergelijkbaar is geworden kun je jouw klant ook sneller en van beter advies voorzien."
"Wij hebben in november 2024 een klantinspraaksessie gehouden waar onze klanten de mogelijkheid hebben gehad met ons mee te denken hoe je optimaal een rekeningschema inclusief RGS zou moeten beheren. Dit heeft als doel om in Twinfield Boekhouden het beheer van een rekeningschema op een goede manier te implementeren, zodat onze klanten eenvoudiger naar een standaard kunnen overstappen, wat hen helpt in deze periode van arbeidstekorten in de accountancymarkt en de honger naar verhoogde automatisering. Zeker met de komst van e-invoicing en de ViDA de komende jaren zal de automatiseringsgraad van het proces nog meer gaan verhogen. Wij zeggen: RGS nu doen!"