1. Inleiding
Op 13 januari 2014 is een eerste versie van het Referentie Grootboekschema (RGS) gepresenteerd. Een belangrijke opdracht aan de RGS gemeenschap is de inrichting van het beheer van het RGS. Aangezien het nog enige tijd zal vergen voor er een formele beheerorganisatie zal zijn opgericht, is gekozen voor een tijdelijke werkorganisatie, tot de formele start van de beheerorganisatie, het beheer van het RGS voor zijn rekening neemt.
Voor zowel de definitieve als tijdelijke beheerorganisatie is het van belang vast te stellen en overeenstemming te krijgen over de feitelijke producten waarover het beheer gevoerd moet worden. Het RGS bestaat feitelijk uit een stelsel van standaarden met ondersteunende documentatie.
In deze notitie doet de WIR een voorstel tot de identificatie van de producten (standaarden en documentatie) die deel uitmaken het RGS stelsel. Dit stelsel vormt het object dat door de beheerorganisatie wordt beheerd. Per product kunnen separate kwaliteitseisen worden gesteld. De producten dienen wel in nauwe samenhang te worden beheerd. Ook zullen er besluitvormingsregels- en procedures komen aan de hand waarvan de RGS producten worden gewijzigd en uitgebreid. Deze uitwerking maakt geen deel uit van deze notitie, maar is deel van het traject dat gevolgd wordt om de RGS standaard onder te brengen bij het NEN.
2. Uitwerking van het RGS stelsel van standaarden
RGS is een stelsel van enkele nauw samenhangende standaarden met ondersteunende documentatie. Het onderscheid tussen een standaard en ondersteunende documentatie is relevant omdat er een (groot) verschil bestaat tussen de wijze waarop de verschillende componenten van het stelsel worden gebruikt en de wijze van totstandkoming van de componenten.
Standaarden zijn normatief en komen bij voorkeur in open beheerprocessen tot stand. Open standaarden zijn publieke afspraken over de specificaties van koppelvlakken, tussen samenwerkende toepassingen, diensten, systemen en netwerken. Ondersteunende documentatie, zoals handleidingen en voorbeeldberichten ondersteunen het gebruik en implementatie van de standaard maar hebben geen normatief karakter.
Normatief heeft hier betrekking op de normatieve specificatie waarin de standaard is vastgelegd. Normatief betekent in deze context NIET dat de standaard verplicht is. Maar iedereen die zegt te voldoen aan deze standaard, voldoet hiermee aan de normatieve specificatie. Het voldoen geldt voor alle betrokken partijen als uitvragers, aanleveraars, intermediairs en softwareleveranciers.
De componenten binnen het RGS stelsel met een normatief karakter worden geclassificeerd als een standaard binnen het stelsel.
In het RGS stelsel onderscheiden we de volgende standaarden:
- Het RGS Semantisch model
- De RGS Rapportagekoppelingen
- De RGS Taxonomie
- De RGS Architectuur
Naast de standaard wordt ondersteunende documentatie beschikbaar gesteld. Ook deze maakt deel uit van het RGS stelsel.
De standaarden en de ondersteunende documentatie wordt in de volgende paragrafen verder toegelicht.
3. Het RGS semantisch model
Dit is het hart van de standaard waarin standaardisatie heeft plaatsgevonden van identificatie, naamgeving, classificatie, specificatieconventie en codificatie (bijvoorbeeld wetsartikelen) van grootboekrekeningen die in een bedrijfsboekhouding noodzakelijk zijn om tot externe rapportages te komen. De manier waarop de standaardisatie van deze basiselementen uitgewerkt wordt (zoals een conventie voor de specificatie), is het onderwerp van de RGS architectuur, die in een volgende paragraaf verder beschreven wordt.
De identificatie van een grootboekrekening vindt plaats door gebruik te maken van de unieke plaats in de ordening van een grootboekrekeningschema van een bepaald gegeven. Ieder niveau in het grootboekrekeningschema krijgt hierbij een unieke code. De gecombineerde codes van een grootboekrekening, dus de code van een specifieke rekening, samen met de ‘bovenliggende’ codes is noemen we de referentiecode. Een referentiecode identificeert daarmee een unieke grootboekrekening in het grootboekrekeningschema.
De naamgeving van grootboekrekeningen is hiermee ook gestandaardiseerd; bij iedere referentiecode en ieder niveau hoort een omschrijving die vastligt in de standaard. De naamgeving, in combinatie met de referentiecode dient daarbij vooral gemak bij het leggen van de relaties tussen het RGS en rapportages en het RGS en rekeningschema’s van bedrijven, omdat codes niet (direct) herkenbaar zijn.
De classificatie is direct gerelateerd aan de identificatie, het dient echter een ander doel, namelijk het definiëren in enge zin van een bepaald begrip. De classificatie is de unieke positionering van een rekening in een hiërarchie. Een bepaalde rekening kan dus niet twee keer met dezelfde betekenis voorkomen in het RGS. Dat betekent dat de classificatie (het in een hiërarchie plaatsen) ook een definiërende rol heeft. Een rekening wordt gedefinieerd door de ‘ouders’ en ‘kinderen’ in een hiërarchie én ook door de ‘neefjes’. Dus: als huursubsidie een plek heeft in ‘overige opbrengsten’ dan is de definitie van huurkosten zo, dat deze niet de huursubsidie bevat als vermindering van de kosten..
De specificatie is de manier waarop bepaalde, niet van te voren vast te leggen (onvoorspelbare), uitbreidingen gedefinieerd worden. Zo kunnen bijvoorbeeld bankrekeningnummers toegekend worden aan de referentiecode die hoort bij ‘banken’. Dit bankrekeningnummer moet dan voldoen aan de IBAN opbouw van bankrekeningnummers. De andere uitbreidingen die voorzien worden zijn grootaandeelhouders, deelnemingsspecificaties.
De codificatie is een verwijzing naar wetsartikelen voor rekeningen die expliciet te relateren zijn aan wetgeving (voorbeelden?).
Het model ligt nu vast in een Excel spreadsheet, maar kan allerlei verschillende uitingsvormen hebben. Dit deel van de standaard is in strikte zin dan ook semantisch: het moet vooral betekenis overbrengen aan gebruikers, niet aan systemen. Voor het overbrengen van informatie van het ene systeem naar het andere zijn andere vormen nodig.
4. RGS rapportage koppelingen
Een belangrijke meerwaarde van het RGS is dat het voorziet in normatieve koppelingen naar de elementen uit de verschillende SBR rapportages in de Nederlandse Taxonomie (NT) en de Bankentaxonomie (BT). Normatief in dit kader wil zeggen dat, wil men voldoen aan de RGS standaard, dit de koppelingen zijn die geldig zijn. Andere koppelingen mogen, maar men voldoet dan niet meer aan de standaard. Deze koppelingen kunnen, voor degene die het RGS en de koppelingen implementeren, de jaarlijkse onderhoudsinspanning beperken.
De koppelingen zijn nu vastgelegd in een Excel spreadsheet. De meerwaarde van de koppelingen liggen, vooral omdat expliciet gekoppeld is naar de NT en de BT, vooral in systeem- naar systeem koppelingen. In de huidige vorm zullen de koppelingen na iedere vernieuwing opnieuw ingebouwd moeten worden of aangepast moeten worden. Door de koppelingen in een NT/ BT vorm vast te leggen kan ook die slag gemakkelijker gemaakt worden.
We scheiden echter ook hier de semantiek van de techniek. Het ligt uiteindelijk voor de hand om de koppelingen bijvoorbeeld in de NT vast te leggen, maar dat hoeft niet uitsluitend zo te zijn. De koppelingen kunnen ook met andere technieken zo vastgelegd worden dat het inbouwen in software wordt gefaciliteerd. De standaard van de semantiek wordt vastgelegd in Excel, daarnaast (daaraan ondergeschikt) is een vertaling naar XBRL. Deze maakt het mogelijk dat systemen de semantiek ‘begrijpen’ in een systeem naar systeem koppeling.
Binnen de scope van de beheerorganisatie vallen daarmee het onderhouden van de RGS standaard in Excel en het faciliteren van een systeem naar systeem koppeling door publicatie van het RGS in XBRL conform de NTA.
5. RGS taxonomie
Binnen de scope van de beheerorganisatie valt daarmee het onderhoud van de standaard in Excel en het onderhouden van de RGS standaard RGS in XBRL conform de NTA. Er dient daarom een taxonomie conform NTA op basis van RGS opgesteld en beheerd te worden. Hierbij gaat het om een representatie van het semantische model in de techniek (‘syntax’). Gezien de koppeling met de SBR Nederlandse Taxonomie ligt een representatie in XBRL techniek voor de hand.
De RGS taxonomie is een kent uiteraard een blijvende directe aansluiting met het RGS semantisch model. Hiërarchisch gezien heeft het RGS semantisch model het hoogste niveau. De RGS taxonomie dient aan te sluiten bij het RGS semantisch model zoals dat is vastgelegd in Excel.
6. RGS architectuur
De RGS architectuur betreft het RGS begrippenkader en de methodiek waarin de gestandaardiseerde eenheden zijn beschreven en kunnen worden uitgebreid. De RGS is beschreven in de vorm van unieke hoofdrubrieken, rubrieken, rekeningen en mutatiesoorten. De RGS architectuur beschrijft de wijze waarop de grootboekrekeningnummerserie op basis van decimaal rekeningstelsel kan worden uitgebreid.
De architectuur legt vast aan welke regels uitbreidingen of veranderingen aan het RGS moeten voldoen. Ook geeft het duidelijkheid over de manier waarop het RGS gebruikt mag worden, o.a. over hoe de boekhouding gekoppeld moet worden aan het RGS. De architectuur dient voorspelbaarheid te brengen voor softwareleveranciers en degene die koppelingen leggen. Een architectuur geeft stabiliteit aan de standaard. Het zorgt er voor dat er bewust (met oog voor de gevolgen) omgegaan wordt met wijzigingen.