Het Referentie Grootboekschema (RGS) bestaat uit vier velden:
- Referentiecode
- Referentiegrootboeknummer
- Grootboekomschrijving
- Omslagcode
Referentiecode
De referentiecode bestaat uit een source-identifier gevolgd door een of meer groepjes van drie letters (Notatie: Xxx, wat betekent hoofdletter, kleine letter, kleine letter). De source-identifier (S) is een verwijzing naar het type verantwoording:
- B voor Balans
- W voor Winst-en-verliesrekening
Per niveau (hoofdrubriek, rubriek, grootboekrekening en mutatie) zijn unieke referentiecodes gedefinieerd die zo goed mogelijk zijn afgeleid uit de omschrijving. Het RGS is vervolgens samengesteld door het leggen van verschillende combinaties die semantische betekenis hebben. Dit waarborgt de juistheid en volledigheid van het schema voor zover dat mogelijk is. Bij het gebruik van referentiecodes zijn de volgende notaties mogelijk:
- Indien gerapporteerd wordt op hoofdrubrieksniveau: SXxx
- Indien gerapporteerd wordt op rubrieksniveau: SXxxXxx
- Indien gerapporteerd wordt op rekeningniveau: SXxxXxxXxx
- Indien gerapporteerd wordt op mutatieniveau: SXxxXxxXxxXxx
Bij uitbreiding van het grootboekschema met extensies worden deze achter de referentiecode opgenomen:
- gescheiden door een . als het gaat om identificatie;
- gescheiden door : als het gaat om codificatie (zie hierna).
Zolang verwezen wordt naar RGS als standaard is het niet toegestaan referentiecodes te wijzigen of uit te breiden. Wel kunnen hiertoe verzoeken worden ingediend bij de beheersorganisatie.
Referentiegrootboeknummer
Allereerst wordt opgemerkt dat het referentiegrootboeknummer alleen als voorbeeld dient; ondernemers mogen ook een eigen nummering aanhouden. Bij aanpassingen in het referentiegrootboekschema - bijvoorbeeld bij het invoegen van nieuwe grootboekrekeningen - zal de nummering worden aangepast.
Het referentiegrootboeknummer bestaat uit negen cijfers:
- positie 1 en 2 voor de hoofdrubriek: deze nummering staat min of meer vast zolang men aan wil sluiten bij het decimale rekeningstelsel;
- positie 3 en 4 voor de grootboekrubriek binnen de hoofdrubriek: hierbinnen is ruimte voor het aanleggen van deelrubrieken die wel moeten worden doorgenummerd;
- positie 5 en 6 voor de grootboekrekening binnen de rubriek: hierbinnen kan eveneens worden doorgenummerd;
- positie 7 en 8 voor de mutatie binnen de grootboekrekening: hierbinnen kan ook verder worden doorgenummerd als voor mutaties verschillende transactiesoorten moeten worden onderscheiden;
- positie 9 voor de extensiecode van de grootboekrekening
De volgnummering is in beginsel systematisch, beginnend bij 01, zodat er binnen een hoofdrubriek maximaal plaats is voor 99 verschillende rubrieken, binnen een rubriek plaats is voor maximaal 99 verschillende grootboekrekeningen enz.
Sluitrekeningen, zoals doorberekende kosten krijgen het laatste volgnummer: 99
De beginbalans is geen mutatie; deze wordt geboekt op de grootboekrekeningen eindigend op 000. Desgewenst kan men kiezen om mutaties ook hierop te boeken, waardoor feitelijk voor het vereenvoudigde referentie grootboekschema (zonder mutaties) wordt geopteerd.
Binnen RGS zijn alleen mutaties binnen balansrekeningen gedefinieerd; desgewenst kunnen verschillende transactie- of boekingstypen met hergebruik van bestaande referentiecodes ook op het niveau van de winst-en-verliesrekening worden toegepast.
Standaard staat de extensicode op de negende positie in RGS op '0'. Door middel van extensies kan het schema worden uitgebreid. Hierbij worden de volgende extensiecodes gehanteerd:
- 0: standaard RGS
- 1: Fiscaal
- 2: Branche
- 3: Concern
- 4: Onderneming
- 5/9: vrij te gebruiken
Indien gewerkt wordt met extensies worden deze in volgorde binnen het (hoofd)rubrieken- en rekeningenstelsel toegevoegd op een logische plaats binnen het grootboekrekeningschema.
Grootboekomschrijving
De grootboekomschrijving is zoveel mogelijk eenduidig geformuleerd zodanig dat de aard van de grootboekrekening gegeven de positie binnen het schema hieruit zo goed mogelijk kan worden afgeleid. Desgewenst kiest men voor eigen omschrijvingen. Eventuele omschrijvingen van extensies worden achter de grootboekomschrijving gezet.
Omslagcode
Voor die rekeningen waarbij afhankelijk van het saldo (debet of credit) verschillende wijze van rapportage dient plaats te vinden zijn binnen RGS alternatieve omslagcodes gedefinieerd.