Uitkomsten rondetafelgesprek: ‘Verbeter de businesscase van RGS’

Boekhoudingen kunnen heel verschillend zijn opgebouwd. Door ze standaard te koppelen aan het Referentie GrootboekSchema (RGS) wordt het rapporteren een stuk eenvoudiger en transparanter. De voordelen van standaardisatie zijn evident. Maar zijn professionals al bezig met de implementatie van RGS? Dat was op 9 april de kernvraag tijdens een gepassioneerd rondetafelgesprek met financiële intermediairs.

Professionals in discussie over implementatie van RGS

‘We zitten in de knoop’, grapt Robert Mul aan het begin van de bijeenkomst. De voorzitter van de Expertgroep RGS verwijst met een knipoog naar de plek van samenkomst: Rijkskantoor De Knoop. Maar hier op de zevende verdieping krijgen zijn woorden al snel iets symbolisch. Het gesprek gaat namelijk over de implementatie van RGS én de dilemma’s die de aanwezigen ervaren.

Twijfels over de voordelen van RGS

Mul wijst op de nieuwe RGS-versie 3.1. Het is inmiddels een technische solide oplossing waarmee de eerste softwareleveranciers de markt betreden. Zorgt dit voor een doorbraak in de implementatie? Enkele aanwezigen twijfelen. ‘We hebben onze administratie al goed ingericht en de gangbare softwarepakketten hebben al eigen standaarden’, zeggen enkelen. ‘Het kost behoorlijk wat tijd om RGS te implementeren’, merken anderen op.

Juist kiezen voor een toekomst met één standaard

Er komen ook positievere geluiden uit de zaal. Een accountant van een grotere firma breekt juist een lans voor standaardisatie en digitalisering. ‘Al onze nieuwe klanten zetten we over op RGS. We willen in onze productiestraat het handwerk minimaliseren. Bovendien bereiden we ons graag voor op een toekomst met één standaard.’

Moet RGS verplicht worden?

Moet de overheid een handje helpen bij de implementatie door RGS verplicht te stellen? De meningen zijn verdeeld. Verplichting schept weliswaar duidelijkheid. Maar waarom RGS verplicht stellen als je niet onderzoekt hoe je de businesscase kunt verbeteren? Mul verwoordt het kernachtig: zorg eerst voor een beter evenwicht tussen de lusten en de lasten.

Liever werken aan een betere businesscase

Verschillende ideeën schieten over tafel om de businesscase van RGS te verbeteren. Zoals ‘automatiseer het taggen van gegevens met RGS’. ‘Maak RGS toepasbaar op gedetailleerd transactieniveau.’ ‘Ontwikkel RGS met opensource-software om bij kantoren de investeringskosten te verlagen.’ ‘Maak RGS aantrekkelijker door een koppeling met UBL’ (Universal Business Language). ‘Bied je klanten brede bedrijfsvergelijkingen door te dashboarden.’ ‘Laat uitvragende partijen, zoals het CBS en de Belastingdienst, via RGS ook informatie ‘teruggeven’.’ De Taskforce RGS neemt de ideeën ter harte. Want een betere businesscase leidt eerder tot implementatie. Vervolgens kunnen kantoren hun reguliere productiestraten beter inrichten. ‘Mits er overal ingezet wordt op de laatste versie van RGS’, merken aanwezigen op.

Implementatie alleen door collectieve inspanning

Dat RGS in potentie zeer interessant is, daar zijn alle aanwezigen na twee uur discussiëren over eens. Alleen door een collectieve inspanning komt RGS er ook echt. Hoe? De suggestie werd gedaan dat de koepelorganisaties een vuist maken richting de softwareleveranciers om RGS in hun pakketten op te nemen. Probleem is wel dat de softwaremarkt erg versnipperd is.

‘Wachten met RGS is maatschappelijk niet verantwoord’

Medewerker bij een groter accountantskantoor:

‘RGS komt er wel. We moeten er alleen voor zorgen dat er sneller een platform beschikbaar komt dat iedereen kan gebruiken. Misschien moeten we een verplichting instellen. Plus enkele stimuleringsmaatregelen, zoals kortingen als je gebruikmaakt van RGS. Zo kunnen we meters maken. Want het is niet verantwoord om langer te wachten met deze standaardisering. Dat kost de maatschappij geld en het is niet goed voor de Nederlandse concurrentiepositie.’

‘Geen voordelen in de praktijk’

Directeur van een lokaal accountantskantoor:

‘Als kleiner kantoor zijn we behoorlijk goed geautomatiseerd. Maar zelfs wij zagen in de praktijk geen voordelen om een eerdere versie van RGS te implementeren. Vooralsnog is onze traditionele werkwijze efficiënter. De extra uren voor de implementatie van RGS verdien ik niet terug. Het is wachten op software voor interessante koppelingen tussen bestanden en voor UBL-facturatie.’

‘Data-analyse met RGS heeft de toekomst’

Directeur van een jong administratiekantoor:

‘Vanmiddag wilde ik horen hoe het staat met de uitrol van RGS. Ik zou daar graag in willen investeren, omdat ik zo snel mogelijk wil digitaliseren. Het handmatig boekhouden vind ik namelijk niet het meest interessante van mijn werk. Het gaat mij veel meer om wat je met de data doet. Data-analyse heeft de toekomst en dat gaat veel gemakkelijker en beter met behulp van RGS.’