‘RGS werkt als ‘Haarlemmerolie’ bij het uitwisselen van financiële gegevens’

‘Als het Referentie GrootboekSchema in de basis goed is geïmplementeerd, kan de standaardisatie van financiële gegevens zo volledig mogelijk en volwaardig mogelijk gebruikt worden. Wellicht een open deur, maar anders kan RGS zijn doel voorbijschieten,’ zegt René Otten, RGS/SBR-expert en als freelance adviseur werkzaam voor Reeleezee.

De regels bij het voeren van financiële administraties zijn voor iedereen hetzelfde, alleen vullen de betrokken bedrijven en organisaties het vaak naar eigen inzicht in. Dat kan problemen opleveren zodra instanties als de Kamer van Koophandel en de Belastingdienst om gegevens vragen. Administratieve processen worden daarom zoveel mogelijk gestandaardiseerd. Als eerste hulpmiddel is SBR ontwikkeld als exclusieve aanlevermethode voor een aantal verplichte rapportages aan de overheid en vervolgens helpt het Referentie Grootboekschema, ofwel RGS, het administratieve proces efficiënter en minder tijdrovend te maken en de foutkans te verkleinen. De codes van RGS  maken de koppeling van de financiële gegevens eenduidig in de basis van de administratie bij de bedrijven en organisaties zelf. Althans, dat is de bedoeling. 

Goede implementatie is het halve werk

René Otten werkt al 15 jaar als zelfstandig adviseur in de financiële sector en maakt zich hard voor de juiste implementatie van RGS: “De kwaliteit van de koppeling bepaalt efficiënt en kwalitatief gebruik in de vervolgprocessen. Goede en gecontroleerde functionaliteiten zijn van groot belang.

Er moet dus goed gekeken worden naar de methodiek die gebruikt wordt in rapportagesoftware en naar het gebruikersgemak.”

“Softwareontwikkelaars zijn wat afwachtend om RGS te implementeren in hun producten, omdat begin 2017 is aangekondigd dat er een nieuwe versie verschijnt, RGS 3.0. Maar ook RGS 3.0 zal op de juiste wijze rekening houden met voorgaande versies. In de loop van september 2017 zal RGS 3.0 aan de markt worden aangereikt, overigens al rekening houdend met NT12, de taxonomie voor verwerking van boekjaar 2017.”

Standaardisatie is een goede zaak

“Wat ik jammer vind is dat van de partijen die RGS wél geïmplementeerd hebben dit mijns inziens vaak nog te oppervlakkig hebben gedaan. Ze stellen bijvoorbeeld een Excel-lijst beschikbaar in de softwareapplicatie, die niet gebruikersvriendelijk is en dan wordt het slecht gebruikt. Als RGS niet in de basis goed is ingebouwd, kan er niet uitgehaald worden wat er in zit. En dat is echt zonde. Alle partijen onderschrijven dus wel dat standaardisatie een goede zaak is en in het belang van iedereen, maar in de praktijk heeft de implementatie kennelijk nog wat tijd en informatie nodig.”

“In dat kader verwijs ik graag naar Reeleezee, die RGS al sinds 2014 op een gebruikersvriendelijke en gecontroleerde manier heeft geïmplementeerd. Kwaliteit is gewaarborgd en SBR-rapportages kunnen direct worden opgemaakt. Daadwerkelijk SBR aan de bron dus!”

Efficiënt rapporteren vanuit één systeem

Zowel intermediairs als softwareontwikkelaars hebben veel baat bij een tijdige implementatie van RGS in de basis. Otten: “RGS werkt als ‘Haarlemmerolie’ tussen grootboekrekeningen en saldi en de SBR-rapportage. In combinatie met de RGS-taxonomie biedt het zelfs de mogelijkheid om SBR aan de bron te realiseren, oftewel direct vanuit financiële software SBR-rapportages aan te maken, te bewerken en te verzenden naar entrypoints als de KvK, banken en dergelijke. Nu brengt de accountant zijn saldibalans over naar een andere applicatie, waar het moet worden gekoppeld aan hun formaat, met allerlei foutkansen, het is gewoon niet effectief. Met RGS werk je toch heel efficiënt en transparant waarmee je als intermediair iets extra’s te bieden hebt aan je klant. Softwareontwikkelaars kunnen met de RGS-taxonomie SBR-rapportages gaan ondersteunen, snelle en eenduidige uitwisseling wordt voor hen met RGS gemakkelijker en ze krijgen meteen aansluiting bij de ontwikkeling in Europa en de rest van de wereld. Want de druk vanuit Europa en elders in de wereld wordt ook groter om de uitwisseling van gegevens te standaardiseren, dus het gaat hoe dan ook gebeuren. Vraag is, loop je voorop met RGS in de basis of wacht je af?”