RGS levert voordeel voor de ondernemer
‘RGS is voor ons, als softwareleverancier, een soort wereldstekker: 1 plug waardoor we de verbinding kunnen leggen tussen de softwarepakketten van de verschillende leveranciers. Zo kan een administratiepakket van de één makkelijk samenwerken met het fiscale pakket van de ander.’, aldus Roos Timmermans van Unit4, leverancier van bedrijfssoftware.
RGS biedt mogelijkheid tot eerder bijsturen
‘Het voordeel voor ondernemers zit in de analyse van de aangeleverde informatie, bijvoorbeeld in de vorm van een benchmark. Zo kunnen vakorganisaties sneller binnen de branche vergelijkingen maken. Bovendien wordt het dankzij RGS mogelijk om eerder bij te sturen op basis van gegevens met een betere kwaliteit. Door de hiërarchische indeling van de RGS-code kan je eenvoudig managementinformatie generen. In plaats van na afloop van een boekjaar bij te sturen op basis van weinig relevante data, kun je nu maandelijks besluiten of bijsturing nodig is.’
Toekomst: meervoudig gebruik van gegevens
Dankzij RGS is het vele malen makkelijker om op gestandaardiseerde wijze informatie te kunnen uitvragen. Roos licht toe: ‘RGS biedt vooral voordelen met betrekking tot data-analyse. Als onze klanten een auditfile inclusief RGS-code importeren, zijn ze direct in staat geclassificeerde overzichten en analyses te draaien. Zo kunnen goederenbewegingen gevolgd worden voor bijvoorbeeld acrylverf. Het is dan makkelijk te achterhalen of de doelstellingen die voor het beleid zijn geformuleerd ook daadwerkelijk worden gehaald. Of stel dat er een epidemie uitbreekt en de overheid snel moet weten waar er nog spuiten van een bepaald type op voorraad liggen. Ik verwacht dat over enkele jaren dit met de spreekwoordelijke druk op de knop te achterhalen is.'
De factor mens
Wellicht doordat Roos aangeeft dat standaardisatie in haar genen zit, wijst ze nog graag even op de factor mens: ‘SBR/XBRL en ook RGS zorgen ervoor dat iedereen op dezelfde manier rapporteert en dat er daardoor meer en beter vergelijkingsmateriaal ontstaat. Hoe eerder in de keten je dat toepast hoe meer rendement het kan opleveren. Zeker als softwareleverancier willen we graag zaken standaardiseren en automatiseren. Daarmee maken we het onze klanten niet alleen makkelijker, het scheelt hen tegelijkertijd tijd en geld. We moeten echter niet vergeten dat mensen nog steeds een belangrijke rol blijven spelen, bijvoorbeeld bij het invoeren van cijfers. Foutgevoeligheid ligt op de loer, maar het biedt ook kansen. Hoe meer mensen een beeld hebben wat de cijfers betekenen des te groter de kans dat ze toegevoegde waarde kunnen leveren.’
Roos ziet het als een sneeuwbaleffect, dat vele malen groter zal zijn als je die op de top van een berg begint, in plaats van halverwege. ‘Hoe eerder je RGS aan grootboekrekeningen koppelt, hoe groter het rendement dat ermee te behalen valt. En dat voorkomt ook fouten. Aan het begin van de keten moeten de gegevens worden ingevoerd door een persoon. Dus, hoe eerder je de koppeling toewijst en controleert, hoe betrouwbaarder de vervolgstappen kunnen zijn. Dan hoef je je alleen nog maar te richten op de rekening waarop geboekt is.’