ICT en Kengetallen 2023

Het Referentie Grootboekschema (RGS) bestaat al bijna tien jaar. Tijd om bij kwartiermaker René Otten te peilen hoe het staat met het gebruik: “De mogelijkheden van RGS zijn veel groter dan veel accountants denken.”

Otten staat nog steeds te boek als ‘kwartiermaker’ voor RGS, maar die titel vindt hij niet helemaal passend. Alsof de boel nog moet worden opgestart. “RGS is al in 2014 geïntroduceerd, dus we zijn de opstartfase wel voorbij. Ik word meer ingezet om tot optimalisatie te komen”, zegt Otten, die werkt voor Logius, onderdeel van het ministerie van Binnenlandse Zaken dat zich bekommert om de digitale dienstverlening van de overheid.

Transportmiddel voor data

De doelstelling van RGS is eenvoudig, geeft Otten aan. “Het maakt communicatie makkelijker. Daarvoor is het in de basis bedoeld.” De ontwikkeling van het referentieschema is ingegeven doordat er in ons land nog altijd geen standaard rekeningschema is dat iedereen hanteert. “Al is het stelsel-Bakker het meest gebruikt. Maar het is niet verplicht. Met name toen de SBR-standaard werd ingevoerd, ontstond de noodzaak verschillende methoden te kunnen vertalen. Toen was het nodig een normalisatiepunt te creëren en daarom is RGS ontwikkeld als een soort haarlemmerolie. Als je in de basisadministratie het grootboekschema koppelt aan de referentiecodes, is in de rest van de keten de vertaling gemaakt van de gebruikte code naar het XBRL-element dat relevant is voor de SBR-rapportage.”

De oorspronkelijke bedoeling van RGS – die haarlemmeroliefunctie voor SBR – is eigenlijk veel minder belangrijk dan de rol die RGS nu kan spelen in het met elkaar laten communiceren van verschillende softwareapplicaties, zegt Otten. “Daarin is het veel sterker. Het is veel meer een transportmiddel over applicaties in de financiële keten heen. En dat levert heel veel voordelen op.”

Binnen drie kwartier klaar

Toch is RGS nog lang niet omarmd door (mkb-)bedrijven, boekhouders en accountants. Wel is in ongeveer 80 procent van de boekhoudsoftware in Nederland RGS geïmplementeerd. “Maar dat wil dus nog niet zeggen dat het wordt toegepast”, zegt Otten. “De denkfout die veel wordt gemaakt, is dat het redelijk arbeidsintensief is om in de bronadministratie de rekeningschema’s te koppelen aan RGS. Dat is niet zo, want het wordt immers al ondersteund door de meeste softwareleveranciers. De software stelt zelf al een afkoppeling voor, die je dan nog wel moet controleren. Of je moet specifieke eigen grootboekrekeningen nog toevoegen. Maar over het algemeen ben je binnen drie kwartier echt wel klaar.”

Noodzaak is niet duidelijk

Een volgend struikelblok is dat de mkb’er, degene die zelf de boekhouding voert, de noodzaak van RGS moet zien. “En die noodzaak moet de administratief en financieel dienstverlener duidelijk maken. Administratie- en accountantskantoren moeten hun klanten echt een zetje geven om te gaan koppelen met RGS. Daarin kun je zelf ondersteunen. Intermediairs hebben hun eigen standaardrekeningschema’s en hoeven die maar één keer in een basissjabloon te koppelen aan RGS.” Dat klinkt niet ingewikkeld, maar het gebeurt nog te weinig, aldus Otten. “Dat komt omdat intermediairs in het grijze verleden voor koppelingen met andere applicaties de was-wordt-tabellen die daarin werden aangeboden, al hebben ingevuld. Alleen is die tabel per applicatie anders. Er was dus wel een zogeheten normalisatiepunt, maar dat was per applicatie of aanbieder anders. RGS is nu juist een normalisatiepunt dat voor heel Nederland hetzelfde is. Kantoren stellen zich echter nog vaak op het standpunt: bij mij werkt het, dus waarom zou ik moeilijk doen? Om die reden worden klanten nog te weinig warmgemaakt voor RGS. Terwijl de toepassing ervan veel onderhoud en werk scheelt en de foutkans vermindert.”

RGS ondersteunt transitie RGS biedt bovendien mogelijkheden om vergelijkingen te maken, stelt Otten. “Neem bijvoorbeeld de mkb-monitor van Exact: die wordt gemaakt op basis van RGS. Over alle administraties heen kunnen analyses en benchmarks worden gemaakt. Minox heeft een RGS Analyser. Dat wil je als accountant zelf ook kunnen doen: zo kun je inhoud geven aan je adviesrol. Met RGS kun je mooie, ondersteunende tools maken.” Een andere mogelijke toepassing is om bij financieringsaanvragen gegevens aan te leveren op basis van RGS, waarmee er een eerste advies kan worden gegeven, voegt Otten toe. “En dan zijn er nog mogelijkheden bij de duurzaamheidsrapportage waarmee ook mkb-bedrijven op termijn aan de slag moeten. Ook daarin moet een bepaalde standaardisatie komen. De basis daarvoor zal de taxonomie van de EFRAG worden. Aan de hand daarvan kun je een soort RGS maken voor extracomptabele gegevens.”

RGS MKB: niet iets heel anders

Om RGS voor het mkb wat toegankelijker te maken, is er ook RGS MKB. Dat is niet een heel ander referentieschema dan het reguliere RGS, zegt Otten. “RGS bevat ongeveer 4700 codes, dus dat is heel uitgebreid. Maar onder die codes zitten ook filters die worden meegeleverd. Zo kunnen specifieke branches als horeca of agro, of specifieke rechtsvormen als bv’s of vof’en het aantal codes al filteren, zodat ze alleen die codes overhouden die ze ook echt gebruiken. Alleen maken softwareleveranciers die filters voor de gebruikers nog niet altijd toepasbaar.” RGS MKB is in feite een basisversie van RGS. “Zodat de gebruiker tot en met niveau 4 kan werken, dus op basis van grootboekrekeningen. Op niveau 5 kun je ook op basis van mutaties in zaken als langlopende schulden of eigen vermogen gedetailleerd en geautomatiseerd rapporteren. Dat is voor het gros van de gebruikers nog een stap te ver. Als je niveau 5 uitschakelt, vervallen er meteen 1800 codes.”

Meer baat dan je denkt

Het mkb en accountants hebben meer baat bij RGS dan ze zelf denken, zegt Otten tot slot. “Dat achterblijvende besef komt ook doordat veel wordt gedacht dat het een opzichzelfstaand grootboekschema is. Maar het is juist een referentie: onder de motorkap zorgt het voor een koppeling die maakt dat applicaties meteen weten wat er in jouw data zit. En dat is in een tijd waarin de automatisering alleen maar verder toeneemt een groot voordeel.”

Deze bijdrage komt uit de tweede editie van het Accountancy Vanmorgen-magazine met het thema ICT en Kengetallen. Dit magazine is verschenen in juni 2023. Zie: www.accountancyvanmorgen.nl/kennisdoc/av2-2023-ict-en-kengetallen/