BLOG: Zo bereid je jezelf als accountant het beste voor op Peppol en de groei van RGS

Naast efficiënter werken en automatiseren, is groei van omzet één van de belangrijkste organisatiedoelstellingen binnen accountants- en boekhoudkantoren (Mkb Barometer 2024). Zijn dit herkenbare uitdagingen binnen jouw kantoor? Dan kan e-invoicing via Peppol en de groeiende adoptie van RGS (Referentie Grootboekschema) je hier zeker bij helpen. “Wie zich goed voorbereid op deze zaken, is een grote stap verder op weg naar een volledige digitale administratie”, aldus Exact-expert Wilco Kraaij. In dit blog vertelt hij je alles wat je moet weten om jezelf het beste voor te bereiden op Peppol en de groei van RGS.

De weg naar een volledige digitale administratie

Kantoren zetten ook dit jaar weer hoog in op efficiënter werken en het automatiseren van (bedrijfs)processen. Velen ervaren al de voordelen van het standaardiseren van data aan de bron, door de adoptie van RGS. Maar e-invoicing gaat nog een stap verder in digitalisering. De droom van iedere accountant is dat facturen gewoon digitaal worden uitgewisseld, zodat je administratie altijd compleet is en je niet meer achter die ondernemer aan hoeft te rennen om ervoor te zorgen dat hij tijdig zijn facturen instuurt. Digitaal ontvangen betekent dat de ondernemer ze ook veel makkelijker direct kan betalen, zonder ze over te kloppen in een bankportaal. Daardoor heb je automatisch 100% juiste bankreconciliatie en neemt je handmatig werk echt significant af. Inkoop, verkoop en , bank worden dan digitale stromen die je met veel minder uitval direct kunt verwerken, ofwel: je bespaart echt tijd doordat je alleen nog maar naar die paar uitzonderingen hoeft te kijken. Ook hier kan het adopteren van werkstandaarden, zoals e-invoicing via Peppol, je bij helpen.

RGS is het fundament

Veel kantoren ervaren het al: door in te zetten op digitalisering en automatisering van processen, ervaren zij efficiëntere processen, een hogere klanttevredenheid en een kostenbesparing. RGS is het fundament van iedere boekhouding en stelt jou als accountant of boekhouder in staat data te standaardiseren. Het zorgt voor een automatische gegevensuitwisseling tussen al je diensten. Zo kun je vanuit de boekhouding op een gestandaardiseerde manier rapporteren, dashboards maken, werken met continuous monitoring en optimaliseer je de kwaliteit van je administratie dankzij Smart Closing. Kortom: de basishygiëne van de financiële administratie wordt gewaarborgd met Smart Closing gebruikmakend van RGS. Jouw voordeel? Je kunt direct beginnen met het opstellen van de jaarrekening. RGS data loopt dus vanuit de boekhouding direct naar je andere accountancy software. Dat betekent datazekerheid in de hele keten, vanaf de bron-administratie tot en met de jaarrekening. Inclusief het samensteldossier, de bankenrapportage en de fiscale aangiftes. De jaarrekening software van Exact bevat bijvoorbeeld een aan RGS-gekoppelde centrale kolommenbalans waarin je dynamische correcties en resultaatverdeling ten behoeve van je rapportagedoel kunt doorvoeren. Met RGS maak je ‘no hands reporting’ waar. Wilco: ‘Je productiestraat volledig bouwen op RGS levert standaardisatie en daarmee efficiëntie op. Het is een belangrijke stap richting no hands reporting van het volledige jaarwerkproces.’

Volledige digitale administratie wordt werkelijkheid

De meeste documenten worden in dit hybride tijdperk semi digitaal aangeleverd. Via Scan en Herken belanden de juiste gegevens al zoveel mogelijk in de boekhouding. Doordat de administratie door de ondernemer vaak niet tijdig, volledig wordt aangeleverd is het beeld ook niet juist, en levert dit uiteindelijk nog steeds best veel werk op. Met een volledige digitale administratie werk je veel sneller en is de kans op fouten kleiner. "Met e-invoicing en Peppol staan we aan de vooravond van het 4e tijdperk van boekhouden (papier, software, hybride en nu volledig geautomatiseerd), namelijk een volledig digitale administratie", aldus Wilco.

Het gebruik van e-invoicing via het Peppol-netwerk, zeker in combinatie met Exact Online, biedt voordelen voor zowel jou als verzender als voor je klanten, de ontvangers. Zo kun je het gehele factuurverwerkingsproces, van factuur tot complete boeking, volledig automatiseren. Onze slimme software zorgt ervoor dat ontbrekende gegevens, zoals grootboekrekening, btw-code en betalingsconditie, automatisch worden aangevuld. Dankzij de meegestuurde retourberichten blijf je als verzender altijd op de hoogte van de status van je factuur en krijg je een bericht als de factuur klaar staat voor betaling.

Doe (er je voordeel) mee

“Alleen met de massale adoptie van Peppol en e-invoicing gaan accountants weer een enorme sprong maken in de digitalisering van de administratie, het automatiseren van processen en daarmee efficiënter werken’, denkt Wilco. Het invoeren van sector-brede standaarden werkt dus alleen als iedereen meedoet. Alleen met een massale adoptie ervaren we de voordelen van volledige automatisering. En die voordelen zijn evident voor accountants en boekhouders. Het automatiseren van controleren, rapporteren en afsluiten van periodes en een efficiënt rapportageproces leveren veel waarde op voor je kantoor. Lees meer over Peppol.

12 inzichten om de positie van je kantoor te versterken

Hoe lever je die meerwaarde voor je klanten, waardoor jij het verschil maakt? Je klanten willen niet alleen dat je hun cijfers verwerkt en controleert. Ze verlangen ook begeleiding en advies, precies op het moment dat zij het nodig hebben. Maar hoe help je jouw klanten zo goed mogelijk in een tijd van personeelstekorten. En met informatie die misschien niet allemaal op één plek te vinden is voor medewerkers? En hoe zorg je dat je interne bedrijfsvoering zo efficiënt mogelijk verloopt? Onze Exact-experts delen 12 inzichten die je kunnen helpen om de positie van je kantoor te versterken. Iedere maand lichten wij één van de inzichten verder toe. Ontdek hier de 12 inzichten of download de gratis factsheet.

Bron artikel: Exact.com