BLOG - Wat is wijsheid: RGS niveau 4 of 5 implementeren?

Nederland kent op dit moment geen verplicht standaard grootboekrekeningschema. Toch is voor het uitwisselen van data, automatische rapportages en voor analyse een standaard (norm) gewenst. Hiervoor hebben private en publieke partijen het Referentie GrootboekSchema (RGS) ontwikkeld. RGS kent verschillende niveaus. Een veelvoorkomende vraag van softwareontwikkelaars is of ze het beste niveau 4 of 5 kunnen implementeren. Ook financieel dienstverleners stellen geregeld de vraag of ze het beste mappings naar niveau 4 of 5 kunnen aanleggen. Laten we eerst eens kijken naar de verschillen tussen deze niveaus.

Niveau 4
Niveau 4 kent, net als niveau 5, gestandaardiseerde RGS-codes waardoor het vergelijken en analyseren van financiële gegevens gemakkelijker is. Niveau 4 heeft, opgebouwd vanuit niveau 1 tot en met 4, 1.746 referentiecodes en geeft voldoende dekking om informatie voor dashboarding, benchmarking en basis data-analyses aan andere applicaties aan te bieden. Het biedt dus directe voordelen voor efficiëntie en standaardisatie.

Niveau 5
Niveau 5 biedt bijna 3.000 extra codes meer dan niveau 4 en kent daarmee in totaal 4.741 gestandaardiseerde RGS-codes. Hierdoor zijn bredere data-analyses mogelijk dan met niveau 4. Op niveau 4 bestaat bijvoorbeeld de V&W-code voor Provisies, terwijl deze op niveau 5 opgesplitst kan worden in Provisies Handel, Productie, Dienstverlening en Overig. Een ander voorbeeld is dat in tegenstelling tot niveau 4, op niveau 5 ook privé-opnamen verder uitgesplitst kunnen worden.

Met niveau 5 kunnen volledige rapportages van een inrichtingsjaarrekening met verloopoverzichten van immateriële, materiële en financiële vaste activa, eigen vermogen, voorzieningen en langlopende schulden worden gegenereerd. Dit is ook bruikbaar als beeldmateriaal voor interne doeleinden, zoals presentaties. Daarnaast biedt het de mogelijkheid voor voorspellende analyses, uitgebreidere rapportages en toekomstgerichte perspectieven op basis van AI (artificial intelligence). Dit maakt het mogelijk diepere financiële trends te ontdekken en waardevolle prognoses te maken.

Niveau 4 of 5 implementeren?
Niveau 4 implementeren lijkt aantrekkelijker omdat er op dit niveau aanzienlijk minder codes zichtbaar zijn dan de meer dan 4.700 RGS-codes tot en met niveau 5. Dat scheelt dus een hoop werk in het mappen (taggen). Maar dat is niet per definitie waar. Als softwareleveranciers de beschikbare filters  of mapping-functionaliteit in hun software inbouwen, is het mappingsproces eenvoudiger. 

Er kan dan gemapt worden met een subselectie van RGS-codes. Er is bijvoorbeeld een basisfilter, uitgebreid filter, een filter voor zzp’ers, eenmanszaken en VOF’s of woningcorporaties. Met het ZZP-filter zijn er een overzichtelijke 252 codes beschikbaar.

Maar ook marktpartijen doen mee in het ontwikkelen van filters. Zo is er bijvoorbeeld een RGS-MKB filter ontwikkeld. Als in de toekomst blijkt dat meer specifieke data moeten worden opgeleverd, dan is dat eenvoudig aan te passen met niveau 5 omdat de RGS-codes al in de software geïmplementeerd zijn. Meer informatie over filters vindt u hier.

Wat is wijsheid?
Wijsheid is natuurlijk aan ieder op zich. Als je het mij persoonlijk vraagt, zou ik niveau 5 implementeren en gebruik maken van de filters die er zijn. Zo ben je goed voorbereid op de toekomst en voorkom je dat je 4.700 RGS-codes moet doorspitten of de administratie moet aanpassen van een lager niveau naar niveau 5. Als informatie specifieker moet worden gerapporteerd, dan is de mogelijkheid er al om dit geautomatiseerd te doen. Daarnaast is natuurlijk ook de mogelijkheid voor het ontdekken van financiële trends en het maken van waardevolle toekomstige voorspellingen aantrekkelijk. Daarnaast zou ik mijn softwareleverancier vragen wat hij aanbiedt om het mappingproces zo eenvoudig en foutenvrij mogelijk te maken.

Bas Groenveld, RGS-expert Belastingdienst