BLOG: RGS en zijn talloze toepassingsmogelijkheden (deel 2)

In de vorige blog zoomden we in op diverse toepassingsmogelijkheden van Referentie GrootboekSchema (RGS). Cijfers makkelijk vergelijken, het eenvoudig aanvragen van zakelijk krediet, het invullen van een CBS-vragenlijst en het realiseren van klantspecifieke dashboards; RGS maakt het mogelijk. Ontdek aan de hand van deze blog wat RGS nog meer voor u kan betekenen. Wellicht gaat er op gebied van efficiënt administreren wel een langgekoesterde wens in vervulling. Gaat u met mij mee op ontdekkingstocht?

Even terug naar de basis. Wat maakt RGS zoal mogelijk? Het beschikbaar stellen van gestandaardiseerde (uitwisselbare) data, het benchmarken van data (aan andere bedrijfsonderdelen of bedrijven binnen een bepaalde branche) en het optimaliseren van kwaliteit en efficiëntie als het gaat om financiële administraties. Om dit te realiseren werken verschillende softwareontwikkelaars, intermediairs/koepelorganisaties en uitvragende partijen nauw samen.

Gestandaardiseerde data
Door uw administratiesoftware te koppelen aan RGS ontstaat er zogenoemde ‘big data’. Zie RGS als een soort transportmiddel om essentiële data inzichtelijker te maken. Door deze data met behulp van RGS te koppelen aan software als bijvoorbeeld MS Power BI zijn ingerichte dashboards zeer waardevol om informatie vandaan te halen.

Benchmarking
Benchmarking biedt kansen voor u of de organisatie waar u werkt. Wilt u ratio’s als solvabiliteit, omloopsnelheid, quick ratio en current ratio vergelijken? Door een gestandaardiseerde dataset maakt RGS het mogelijk om financiële gegevens te vergelijken met andere data vanuit de sector. 

Exact MKB monitor
Wel eens gehoord van de Exact MKB monitor? De MKB monitor geeft – met RGS als betrouwbaar fundament –actuele inzichten in de huidige staat van het midden- en kleinbedrijf (mkb) in Nederland. De Exact MKB monitor haalt zijn geanonimiseerde data uit actieve bedrijfsadministraties met een Nederlands Exact Online pakket. Ruim 340.000 Nederlandse administraties, en up-to-date tot drie maanden terug. Hiermee is de Exact MKB monitor accurater en het meest up-to-date vergeleken met andere statistieken over de Nederlandse economie.

RGS MKB
In de kern is RGS MKB geen andere standaard dan RGS. Om de adoptie van RGS een boost te geven is het belangrijk om RGS in de basis toegankelijk te maken voor de mkb-doelgroep en de daar werkzame accountants en administratiekantoren. Hoe RGS toegankelijker wordt gemaakt? Door:

  • Een afgeslankte versie van de RGS standaard aan te bieden
  • Het opnemen van documentatie en journaalposten bij de RGS-codering
  • Een decimaal rekeningschema (vijf cijfers) beschikbaar te stellen
  • Relatie leesbaar te maken tussen RGS en (externe) rapportages (SBR)
  • Het aanbieden van berekeningsmethodes op basis van RGS 

Automatische journaalposten
De term viel al eerder deze blog: journaalposten. Met andere woorden worden daar de gewenste boekingen mee bedoeld. RGS wordt ook steeds vaker geïmplementeerd in deelfuncties of ondersteunende applicaties. Denk bijvoorbeeld aan een loonverwerkingspakket of vaste activa registratie. Hierdoor kunnen noodzakelijke en / of journaalposten vanuit deze applicaties automatisch en gestandaardiseerd aan een financiële administratie worden gehangen. Zijn de grootboekrekeningschema’s van de onderliggende administraties afwijkend opgebouwd? Voor RGS geen enkel probleem.

Jaarrekening opbouwen
RGS als basis van de bronadministratie om vervolgens de wettelijk verplichte deponering bij de Kamer van Koophandel (KVK) te realiseren. Hoe dat gaat zit zo. De saldi wordt opgenomen in de jaarrekening en via de RGS taxonomie en rapportagesoftware wordt een jaarrekening opgebouwd. Ook het opbouwen van een volledige inrichtingsjaarrekening behoort tot de mogelijkheden.

RGS in een Auditfile (XAF)
Een Auditfile verlicht administratieve lasten voor ondernemers wanneer zij te maken krijgen met een controle van de Belastingdienst. Maar wanneer een auditfile wordt verrijkt met RGS dan biedt dat zowel de ondernemer als zijn intermediair optimale gestandaardiseerde mogelijkheden om data-analyses op een administratie uit te voeren. Periodieke uitvoering hiervan bevordert de juistheid, volledigheid en betrouwbaarheid van een administratie. En zo vormt het een betere bais voor advisering.

Een OCR oplossing
OCR staat voor Optical Character Recognition. Door de uniformiteit van RGS kunnen softwareleveranciers een uitgebreidere dataset genereren. Dit resulteert in een hogere nauwkeurigheid en efficiëntie bij het verwerken van documenten. In een vervolgfase zal dit ook snel entree gaan maken in de UBL-facturen. Een analyse hierop is door de overheid al uitgevoerd, nu nog de verdere vervolgstappen. Maar dat RGS hier een sleutelrol in vertolkt moge duidelijk zijn.

De toekomst van fiscaal advies
Pro-actief adviseren wordt steeds belangrijker. Klanten verwachten dat je meer doet dan alleen hun belastingaangiftes. Wel eens gedacht aan het combineren van aangifte, boekhouddata en fiscale kennis, zodat u dit om kan zetten in fiscale adviezen? Maar de basis is dan wel opname van RGS in alle (deel)applicaties. En klaar! De adviessignalen komen vanzelf binnen.

Conclusie: aan de slag met RGS! Minder handmatige handelingen en de daarmee gemoeide kostenbesparing en efficiëntere manier van administreren komen niet vanzelf aanwaaien. RGS helpt u daarbij. Werk aan de winkel dus.

René Otten, RGS Kwartiermaker

Compleet overzicht