BLOG: RGS en zijn talloze toepassingsmogelijkheden (deel 1)

‘Wat betekent Referentie GrootboekSchema (RGS) voor mij?’ Dat is een goede vraag om bij stil te staan. Steeds meer accountantskantoren en bedrijven kiezen voor administratiesoftware gebaseerd op RGS. U en uw bedrijf of de organisatie waar u werkt nog niet? Ik neem u in deze blog (eerste van tweedelige serie) graag mee op ontdekkingstocht, waarin ik toelicht welke deuren voor u opengaan met het gebruik van RGS. 

Laten we eerst even verhelderen wat RGS in de kern zoal mogelijk maakt. Het beschikbaar stellen van gestandaardiseerde (uitwisselbare) data, het benchmarken van data (aan andere bedrijfsonderdelen of bedrijven binnen een bepaalde branche) en het optimaliseren van kwaliteit en efficiëntie als het gaat om financiële administraties. Om dit te realiseren werken verschillende softwareontwikkelaars, intermediairs/koepelorganisaties en uitvragende partijen nauw samen.

Sjabloon en RGS-koppeling(en) 
U hoeft niet elke keer opnieuw het administratieve wiel uit te vinden. Een sjabloon is eenvoudig ingericht én herbruikbaar. U richt één keer de basis in en past deze toe in toekomstige administraties. In een sjabloon stelt u de RGS-koppeling(en) in zodat een nieuwe administratie direct alle gewenste en juiste koppelingen bevat. Vaak wordt ook de functionaliteit geboden om dit sjabloon te gebruiken om bestaande administraties van een RGS-koppeling te voorzien.

Makkelijk cijfers vergelijken
Wilt u makkelijk en correct cijfers met elkaar vergelijken? Dan is het handig als je grootboekrekening is gekoppeld aan RGS. Dit kon al een poosje, maar kostte veel tijd omdat dit handmatig moest gebeuren. Vele softwareleveranciers hebben hier nieuwe functies aan toegevoegd, waaronder het automatisch koppelen van uw grootboekrekeningen door middel van een robot. Goed om te weten: de robot is zelflerend en wijst nu al 85-90% van de RGS-codes in één keer juist toe aan de juiste grootboekrekeningen. U hoeft zich alleen te concentreren op de uitzonderingen, die u met één klik aanwijst.

RGS maakt aanvragen zakelijk krediet eenvoudiger
Het aanvragen van zakelijk krediet hoeft geen rompslomp te zijn. Het bekijken van financieringsopties en het indienen van een aanvraag gebeurt volledig op basis van een boekhoudkoppeling. Dat proces verloopt nog vloeiender als er gebruik wordt gemaakt van boekhoudgegevens op basis van RGS. Omdat u de juistheid niet meer hoeft te controleren gaat het aanvragen van financiering zo’n 50% sneller.

RGS brugstaat: minder foutgevoelig en tijdbesparend
Hoe u het ook wendt of keert: handmatige invoer is nu eenmaal foutgevoelig en tijdrovend. Een typefout is zo gemaakt. Een RGS brugstaat maakt het mogelijk om uw boekhoudsoftware te koppelen aan fiscale software. Door deze automatische gegevensuitwisseling is handmatige invoer verleden tijd. De verwerking van uw boekhouding tot fiscale aangifte gaat hierdoor veel sneller en met een minimale foutkans. 

Invullen CBS-vragenlijst eenvoudiger door RGS
Elk jaar benadert het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS) bedrijven om de jaar-productiestatistiek in te vullen. Wist u dat u data voor deze vragenlijst met behulp van RGS kunt importeren vanuit nu al twaalf softwarepakketten, waaronder Exact Online, Snelstart en Yuki? Hierdoor wordt het gros van de vragen in de jaar-productiestatistiek automatisch voor-ingevuld. 

U vraagt zich wellicht af: ‘Hoe werkt zoiets?’ In RGS staan de meeste grootboekrekeningen die het CBS nodig heeft om statistieken te maken. Bij de start van het invullen van de vragenlijst kunt u met één druk op de knop de RGS-gekoppelde grootboekrekeningen direct laten voorinvullen in de vragenlijst, dat gebeurt via een zogenaamde System-2-System koppeling. Een andere mogelijkheid is om vanuit uw administratie een export van de aan RGS-gekoppelde grootboekrekeningen te maken en de RGS brugstaat gegevens te importeren. Het CBS herkent de codes in de RGS brugstaat en koppelt deze aan de vragen in de vragenlijst. Dat scheelt u een hoop tijd.

Consolideren op basis van RGS
Waarom moeilijk doen als het eenvoudig kan? Noodzakelijke consolidaties worden snel en gemakkelijk opgebouwd als de administraties zijn voorzien van RGS. Meerdere entiteiten met (wellicht) verschillende rekeningschema’s? Geen enkel probleem.

Klantspecifieke dashboards dankzij RGS
Inzicht en controle op klantniveau. Met de open standaard – want dat is RGS – wordt managementinformatie opstellen eenvoudiger dan ooit. Plus een universele werking in alle administraties dankzij een crowd-based analysesysteem (RGS Analyzer). Dat betekent dat formules eenvoudig worden aangemaakt, gebaseerd op RGS-codes. Zo adviseert u nog beter op basis van actuele financiële gegevens.

Kortom, het gebruik van de nationale standaard RGS doet de administratieve keten waarin de financieel administratief dienstverlener zo’n cruciale rol vervult veel soepeler functioneren. In de volgende blog zoomen we in op nog meer toepassingsmogelijkheden van RGS.

René Otten, RGS Kwartiermaker